اتصال به جدول در پرسبیس؛ مدیریت یکپارچه و همگامسازی دادهها
قابلیت اتصال به جدول (Link to Table) در پرسبیس به شما این امکان را میدهد که دادههای جداول مختلف خود را بهصورت هوشمند به یکدیگر متصل بکنید. با استفاده از این قابلیت، میتوانید در هر جایی با اضافه کردن ستون «اتصال به جدول»، به دادههای پر تکراری مثل اطلاعات مشتریان، همکاران، پروژهها و غیره دسترسی داشته باشید. بهجای ورود مجدد دادهها یا ایجاد فایلهای تکراری، تمام اطلاعات بهصورت متمرکز نگهداری میشوند و تغییر در یک جدول، بهطور خودکار در جدول متصل شده نیز اعمال میشود.
اتصال به جدول چه مزایایی دارد؟
صرفهجویی در زمان و حذف فرایند ورود دادههای تکراری
حفظ تمرکز، یکپارچگی و همگامسازی خودکار دادهها بین جداول مختلف
دسترسی سریع به تمام اطلاعات یک ردیف و امکان ویرایش مستقیم آنها
جلوگیری از پراکندگی اطلاعات و تسهیل فرایندهای تیمی چندمرحلهای
ستون اتصال به جدول چگونه کار میکند؟
زمانی که یک ستون را از نوع «اتصال به جدول» تعریف میکنید، میتوانید آن را به یکی از جداول موجود در حساب خود متصل کنید. پس از برقراری اتصال، هر کدام از دادههای ستون متصلشده در جدول جدید شما نمایش داده میشود. شما با اشتراک رایگان پرسبیس فقط میتوانید یک ستون از نوع اتصال به جدول در جداول خود ایجاد کنید. برای رفع این محدودیت و ایجاد ستونهای اتصال بیشتر، نیاز است که اشتراک حرفهای را تهیه نمایید. اگر روی دادههای این ستون کلیک بکنید، تمام اطلاعات موجود در ردیف آن داده (در جدول اصلی) بهصورت یکجا برای شما نمایش داده میشود و حتی میتوانید در همانجا اقدام به ویرایش اطلاعات کنید.
نحوه ایجاد و تنظیم ستون اتصال به جدول
برای متصل کردن دو جدول به یکدیگر، مراحل زیر را دنبال کنید:
در جدول مورد نظر خود، روی گزینه «افزودن ستون جدید» ( آیکون +) کلیک کنید.
از میان انواع ستونها، گزینه «اتصال به جدول» را انتخاب کنید.
در تنظیمات باز شده، جدول مبدأ (جدولی که دادههای پر تکرار مثل نام کارمندان یا عنوان پروژهها در آن قرار دارد) را انتخاب کنید.
ستونی از جدول مبدأ که میخواهید در این جدول نمایش داده شود را تعیین کنید و تنظیمات را ذخیره کنید.
مثال : کاربرد اتصال به جدول در مدیریت اطلاعات بیمه کارمندان
قابلیت اتصال به جدول برای ساماندهی اطلاعات منابع انسانی و مالی بسیار کاربردی است. فرض کنید یک جدول اصلی شامل اطلاعات جامع کارمندان شرکت دارید؛ حالا میخواهید جدولی جداگانه برای حسابدار ایجاد بکنید تا اطلاعات بیمه کارمندان را مدیریت بکند. در این شرایط، حسابدار نیازی به وارد کردن مجدد نام یا مشخصات کارمندان ندارد. با کمک ستون اتصال به جدول:
ستون «نام کارمند» در جدول بیمه به ستون «نام» در جدول اطلاعات کارمندان متصل میشود.
حسابدار بدون جستجو یا ورود اطلاعات تکراری، به لیست کارمندان دسترسی دارد.
با کلیک روی نام هر کارمند، حسابدار میتواند جزئیات ردیف او را مشاهده یا ویرایش کند که این کار باعث افزایش سرعت، همگامسازی دادهها و کاهش خطای انسانی میشود.
مثال : کاربرد اتصال به جدول در مدیریت پروژهها و تسکها
این قابلیت در مدیریت پروژهها و توزیع وظایف بین اعضای تیم طراحی و فنی نقش مهمی ایفا میکند. فرض کنید جدولی از اطلاعات پروژههای اصلی شرکت دارید و در جدولی دیگر، لیست وظایف یا تسکهای روزانه تیم طراحی را ثبت میکنید. با استفاده از ستون اتصال به جدول، میتوانید هر وظیفه را بهطور دقیق به پروژه مرتبط با آن وصل کنید. به این ترتیب، اعضای تیم طراحی میتوانند:
با کلیک روی پروژه مربوط به تسک خود، تمام اطلاعات و پیوستهای مرتبط با آن پروژه بزرگتر را مشاهده کنند.
توضیحات لازم را در لحظه اضافه و بهروزرسانی کنند.
بر مبنای اولویت و سایر اطلاعات پروژه، مراحل انجام تسک خود را برنامهریزی بکنند.
این روش علاوه بر ایجاد مدیریت یکپارچه روی وظایف هر پروژه، از پراکندگی اطلاعات بین جداول مختلف جلوگیری کرده و سرعت هماهنگی بین تیمها را بهشدت افزایش میدهد