اشتراکگذاری نما در پرسبیس؛ مدیریت هدفمند دسترسی به دادهها
قابلیت اشتراکگذاری نما (View Sharing) در پرسبیس به شما این امکان را میدهد که هر نمای دلخواه از جدول خود را بهصورت مستقل با افراد مختلف به اشتراک بگذارید. با استفاده از این قابلیت، بهجای ایجاد فایلها و نسخههای پراکنده، تمام دادهها بهصورت متمرکز و یکپارچه در یک جدول نگهداری میشوند و هر گروه فقط به اطلاعات مرتبط با خود دسترسی خواهد داشت.
اشتراکگذاری نما چه مزایایی دارد؟
حفظ تمرکز و یکپارچگی دادهها در یک جدول
کنترل دقیق سطح دسترسی کاربران
جلوگیری از مشاهده اطلاعات غیرمرتبط توسط اعضای تیم
تسهیل فرایندهای کاری چندمرحلهای
چگونه هر نما را به صورت جداگانه به اشتراک بگذاریم؟
فرض کنید جدولی برای مدیریت فرایند فروش محصول ایجاد کردهاید و مراحل مختلفی مانند «دریافت سفارش»، «آمادهسازی»، «ارسال» و «پشتیبانی» را در آن مدیریت میکنید. در این شرایط، معمولاً هر بخش فقط به اطلاعات مربوط به مرحله خودش نیاز دارد. برای مثال، مسئول ارسال سفارشها باید فقط سفارشهایی را ببیند که در وضعیت «آماده برای ارسال» قرار دارند.
برای اشتراکگذاری یک نما، مراحل زیر را دنبال کنید:
فهرست نماها را باز کنید.
روی آیکون سهنقطه کنار نمای مورد نظر کلیک کنید.
از منوی بازشده، گزینه «اشتراکگذاری» را انتخاب کنید.
گزینه «دعوت با ایمیل» را بزنید.
روش اول: اشتراکگذاری نما از طریق فهرست نماها
برای اشتراکگذاری یک نما، مراحل زیر را دنبال کنید:
فهرست نماها را باز کنید.
روی آیکون سهنقطه کنار نمای مورد نظر کلیک کنید.
از منوی بازشده، گزینه «اشتراکگذاری» را انتخاب کنید.
گزینه «دعوت با ایمیل» را بزنید.
ایمیل فرد مورد نظر را وارد کنید (ایمیل باید متعلق به یک حساب کاربری در پرسبیس باشد).
در صورت تمایل، متن پیام دعوت را بنویسید.
نوع دسترسی را مشخص کنید: بیننده (فقط امکان مشاهده دادهها) یا ویرایشگر(امکان ویرایش سلولها و افزودن یا حذف ردیفها)
روش دوم: اشتراکگذاری نما از نوار ابزار جدول
راه دیگر برای اشتراکگذاری نما، استفاده از دکمه «اشتراکگذاری» در نوار ابزار بالای جدول است:
روی دکمه اشتراکگذاری کلیک کنید.
در بخش «اشتراکگذاری نما»، نمای مورد نظر را پیدا کنید.
دکمه اشتراکگذاری کنار آن نما را انتخاب کنید.
مراحل دعوت و تعیین سطح دسترسی را انجام دهید.
مدیریت دسترسیها به نماها
شما در هر زمان میتوانید از بخش اشتراکگذاری، فهرست تمام دسترسیهایی را که برای هر نما تعریف کردهاید مشاهده و مدیریت کنید. این امکان به شما کمک میکند کنترل کاملی روی امنیت و گردش اطلاعات داشته باشید.
کاربرد اشتراکگذاری نما در تیمهای سازمانی
قابلیت اشتراکگذاری نما برای تقسیم دادهها بین تیمهای مختلف سازمان بسیار کاربردی است. برای مثال:
در تیم منابع انسانی میتوانید اطلاعات هر تیم را فقط با مدیر همان تیم به اشتراک بگذارید.
در فرایندهایی مانند جذب و استخدام، دادههای هر مرحله (بررسی رزومه، مصاحبه، تصمیم نهایی) فقط در اختیار مسئول همان مرحله قرار میگیرد.
این رویکرد باعث افزایش تمرکز، سرعت و امنیت در اجرای فرایندهای کاری میشود.
کاربرد اشتراکگذاری نما در تیمهای پشتیبانی
قابلیت اشتراکگذاری نما در تیمهای پشتیبانی نقش مهمی در ساماندهی و پیگیری درخواستها دارد. با استفاده از این قابلیت، میتوان درخواستهای پشتیبانی را بهصورت دقیق به کارشناسان مختلف اختصاص داد و از ایجاد سردرگمی یا دسترسیهای غیرضروری جلوگیری کرد. برای مثال، فرض کنید جدولی برای مدیریت درخواستهای پشتیبانی ایجاد کردهاید که در آن ستونی با عنوان «کارشناس مسئول» وجود دارد. هر درخواست بر اساس این ستون به یکی از کارشناسان پشتیبانی اختصاص داده میشود. در این حالت میتوانید برای هر کارشناس، یک نمای جداگانه ایجاد کنید که فقط درخواستهای مربوط به همان کارشناس را نمایش دهد. در هر نما، با استفاده از فیلتر، فقط ردیفهایی نمایش داده میشوند که نام کارشناس مربوطه در ستون «کارشناس مسئول» ثبت شده است. سپس با اشتراکگذاری این نما با کارشناس مورد نظر، او تنها به درخواستهایی دسترسی خواهد داشت که به خودش اختصاص داده شدهاند. به این ترتیب، هر کارشناس پشتیبانی میتواند:
فقط درخواستهای مربوط به خود را مشاهده کند
وضعیت هر درخواست را بررسی و بهروزرسانی کند
فرایند پیگیری و پاسخگویی به درخواستها را بهصورت متمرکز انجام دهد
این روش علاوه بر افزایش تمرکز کارشناسان، به بهبود سرعت پاسخگویی، کاهش خطا و حفظ محرمانگی اطلاعات سایر درخواستها نیز کمک میکند و مدیریت تیم پشتیبانی را سادهتر و شفافتر میسازد.