چگونه پیامهای فرم تماس با ما را در پُرسبِیس مدیریت، دستهبندی و پیگیری کنیم؟
با استفاده از پُرسبِیس، میتوانید سیستمهای مختلفی مانند مدیریت شکایات، ثبت و پیگیری پیشنهادها، مدیریت درخواستها، سیستم تیکتینگ، یا حتی مدیریت سفارشها را بسازید. همهی اینها در واقع بر پایهی فرمهای «تماس با ما» و فرمهای مشابه شکل میگیرند. برای آموزش چگونگی ایجاد فرم «تماس با ما» در پرسلاین، مقاله اموزش مربوطه را مشاهده کنید. در ادامه، مرحلهبهمرحله آموزش میدهیم که چگونه اطلاعات فرم «تماس با ما» در پرسلاین را به پُرسبِیس متصل کنید و از آن برای ساخت یک سیستم هوشمند و یکپارچهی مدیریت «ارتباط با مشتریان» استفاده کنید. با این کار، دیگر نیازی به فایلهای اکسل پراکنده یا پیگیریهای جداگانه با کارشناسان و اپراتورها ندارید. پُرسبِیس به شما کمک میکند تمام پیامها و درخواستهای مخاطبان را در یک فضای منسجم ببینید، اولویتبندی کنید، بین اعضای تیم تقسیم کنید و با استفاده از اتوماسیونها، بسیاری از مراحل پاسخگویی و ارجاع را خودکار سازید. برای اتصال فرم پرسلاین خود به پُرسبِیس، از فاز گزارش در پرسلاین وارد بخش جدول نتایج شوید و گزینهی اتصال جدول به پُرسبِیس را انتخاب کنید. به این ترتیب، یک جدول جدید در پُرسبِیس ساخته میشود که تمام پاسخهای فرم تماس با ما بهصورت خودکار در آن ذخیره میشود.
چگونه دادههای ارسالشده را بررسی و ویرایش کنیم؟
در صفحهی جداول من در پُرسبِیس، جدول مربوط به فرم تماس با ما را باز کنید. در این جدول، هر ردیف نشاندهندهی یک پیام ارسالی از سوی کاربر است و ستونها شامل تمام فیلدهای فرم شما هستند. شما میتوانید ردیفهایی اضافه کنید و برخی از پیامهای کاربران را به صورت دستی به این بخش اضافه کنید. برای ایجاد نظم و تمرکز روی دادههای مورد نیاز، میتوانید برخی ستونها را مخفی یا ویرایش کنید. همچنین میتوانید در قسمت مرتبسازی، ترتیب را بر اساس هر ستونی که مدنظر دارید، مشخص کنید بر مبنای تاریخ ایجاد پیام، بهصورتی که پیامهای قدیمیتر در بالای فهرست نمایش داده شوند.
چگونه امکان ثبت نظرات و پیگیری فرمهای تماس با ما را ایجاد کنیم؟
برای بهبود روند بررسی پیامها، چند ستون جدید ایجاد میکنیم. با استفاده از دکمه «+»، در کنار آخرین ستون جدولتان، ستونی از نوع چکباکس با عنوان «خوانده شده» اضافه کنید. هر کارشناس میتواند بعد از بررسی دادهها، تیک این ستون را بزند تا مشخص شود پیام مربوطه بررسی شده است. سپس برای ثبت بررسی و شیوه پیگیری، ستونی از نوع چندگزینهای با عنوان «نوع پیگیری» بسازید. گزینههای این ستون شامل موارد زیر هستند: نیاز به پیگیری نیست پیگیری با ایمیل پیگیری با تماس تلفنی نیاز به بررسی واحد فنی در ادامه، یک ستون چندگزینهای دیگر با عنوان «مسئول پیگیری» اضافه کنید. در این ستون، نام کارشناسان پشتیبانی شرکت را وارد کنید تا بتوانید مشخص کنید هر پیام باید توسط چه کسی بررسی شود. با این روش، فرآیند پاسخگویی و پیگیری بهصورت شفاف و تیمی انجام میشود.
چگونه اطلاعات را بر اساس ویژگیهایشان جدا کنیم؟
برای نظم بیشتر، میتوانید چند نما بر اساس وضعیت پیامها بسازید و در هر نما فقط دادههای مرتبط با آن وضعیت را مشاهده کنید. در لیست نماها روی گزینهی نمای جدید کلیک کنید و نماهای زیر را اضافه کنید: پیامهای خواندهنشده: در این نما، فیلتر را طوری تنظیم کنید که فقط ردیفهایی نمایش داده شوند که تیک «خوانده شده» در آنها فعال نیست. نیاز به بررسی واحد فنی: فیلتر را بر اساس ستون نوع پیگیری و در حالتی که داده آن، شامل گزینهی «نیاز به بررسی واحد فنی باشد، تنظیم کنید. با این کار تیم فنی میتواند صرفا با بررسی این نما، موارد را پیگیری کند. برای آموزش چگونگی فیلتر کردن اطلاعات در نماها میتوانید ویدیوی اختصاصی آموزش نماها در پُرسبِیس را ببینید.
چگونه فرآیند بررسی پیام ها را خودکار و اتوماتیک کنیم؟
برای تسریع روند پاسخگویی، میتوانید اتوماسیونهایی تعریف کنیم تا در شرایط خاص، اطلاعرسانی گردش کار بهصورت خودکار برای افراد یا تیمهای مربوطه ارسال شوند و کارهای تکراری در فرآیند بررسی پیامهای کاربران خودکار شوند. برای این منظور، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اتوماسیون شوید و چند اتوماسیون جدید را تعریف کنید. اگر نمیدانید چگونه اتوماسیون جدید بسازید به ویدیوی آموزش اتوماسیون مراجعه نمایید. در اتوماسیون اول تعریف میکنیم که اگر در ستون «نوع پیگیری»، گزینهی «نیاز به بررسی واحد فنی» انتخاب شد، ایمیلی برای مسئول تیم فنی ارسال شود و درخواست کند تا این پیام توسط تیم فنی بررسی شود.
در اتوماسیون دیگری هم میتوانید تنظیم کنید تا اگر در ستون «مسئول پیگیری»، یک کارشناس مشخص شد، ایمیلی به همان کارشناس ارسال شود تا متوجه شود پیامی به او ارجاع داده شده است.
همچنین میتوانید اتوماسیونی بسازید تا اگر در ستون «نوع پیگیری» گزینهی «پیگیری با تماس تلفنی» انتخاب شد، ایمیلی برای کاربر ارسال شود با این متن: «پیام شما دریافت شد. همکاران ما بهزودی برای پیگیری با شما تماس خواهند گرفت.» به این ترتیب، تمام فرآیندهای اطلاعرسانی و ارجاع پیامها بهصورت خودکار انجام میشود و زمان پاسخگویی به مشتریان به حداقل میرسد.
چگونه پیامهای ارسالی را در جداول دیگر بیاوریم؟
ممکن است بخواهید برای بررسیهای اختصاصیتر برخی پیامها، جدول جداگانهای داشته باشید، برای این کار میتوانید از ویژگی اتصال به جدول در پُرسبِیس کمک بگیرید. فرض کنید میخواهید هر فرم تماس با ما که توسط متقاضیان استخدام سازمان شما، ارسال شد را در جدول مربوط به دادههای جذب و استخدام داشته باشید. در جدول استخدام، ستون جدیدی از نوع «اتصال به جدول» ایجاد کنید و ستون موردنظرتان در جدولِ فرمِ «تماس با ما» را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی آیکون «+» در هر سلول، داده های پیام ارسال شده در فرمِ «تماس با ما» را به این جدول بیاورید. با کلیک روی این داده میتوانید تمام اطلاعات منتاظر با آن را ببینید. این اطلاعات همواره با تغییر در جدول دیگر به روز رسانی میشوند.
چگونه جدول پیام های کاربران را با کارشناسان به اشتراک بگذاریم؟
شما میتوانید از طریق گزینه اشتراک گذاری در نوار ابزار بالای جدول، آن را با هر کسی به اشتراک بگذارید و تعیین کنید که دسترسی او «بیننده» باشد یا «ویرایشگر». ویرایشگر میتواند اطلاعات را تغییر دهد، اما بیننده فقط آنها را مشاهده میکند. توجه داشته باشید که ایمیل واردشده، باید مربوط به حساب فعال در پُرسبِیس باشد؛ جدول بهصورت خودکار به فهرست جداول آن حساب افزوده خواهد شد.
جمعبندی
با اتصال فرم «تماس با ما» در پرسلاین به پُرسبِیس، تمام پیامها، درخواستها و پیگیریهای مشتریانتان بهصورت منظم و خودکار در یک جدول، جمعآوری میشود. دیگر نیازی به اکسلهای پراکنده، یادداشتهای دستی یا پیگیریهای تکی با کارشناسان و اپراتورها ندارید و همه دادهها به صورت تجمیع شده، ساده، منظم و سریع در دسترس شماست. با پُرسبِیس، میتوانید کل فرآیند پاسخگویی و ارجاع درخواستها را هوشمند و خودکار کنید تا تمام پیامها و نیازهای مشتریانتان را پاسخ دهید.