چطور سفارشهای ثبتشدهی غذا را در پُرسبِیس مدیریت کنیم؟
پس از آنکه فرم سفارش غذا در پُرسلاین را ساختید، میتوانید دادههای ارسالشده را بهصورت خودکار در پُرسبِیس مشاهده و مدیریت کنید. با پُرسبِیس دیگر لازم نیست خروجی اکسل بگیرید یا دادهها را به گوگل شیت منتقل کنید پُرسبِیس نه تنها نیازهای شما برای مدیریت دادهها را پاسخ میدهد، امکان دسترسی شما و همتیمیهایتان را به دادههای مرتبط با خودشان را میدهد. همچنین امکان ارزیابی دادهها و خودکار سازی بسیاری از فرایندهای تکراری نظیر اطلاع رسانی ها را به شما میدهد. برای اتصال فرم پرس لاین به پُرسبِیس، از بخش گزارش در پُرسلاین وارد قسمت جدول نتایج شوید و روی گزینهی اتصال جدول به پُرسبِیس کلیک کنید. با انجام این کار، جدول سفارشهای شما در پُرسبِیس ساخته میشود و از این پس، هر سفارش جدید بهصورت خودکار در جدول ثبت خواهد شد.
در این جدول، میتوانید تمام سفارشها را به تفکیک روز هفته، آیتم غذایی و نام افراد ببینید. ستونهای جدول بر اساس ساختار فرم سفارش غذا در پُرسلاین ایجاد میشوند و هر سطر مربوط به یک سفارش جدید است. در ادامه، گامبهگام نحوهی مدیریت سفارشهای غذا در پُرسبِیس را آموزش میدهیم. در ضمن، برای آشنایی با نحوه ساخت فرم سفارش غذا در پرسلاین می توانید به مقاله آموزشی مربوطه مراجعه نمایید.
چگونه دادهها را ساماندهی و ویرایش کنیم؟
برای سهولت استفاده ، ابتدا عناوین ستون ها را خلاصه کنید مثلاً ستون «آیتم غذایی انتخابی برای سهشنبه» را میتوان به «سفارش سهشنبه» تغییر داد.
همچنین میتوانید ستونهایی را که نیاز به نمایش ندارند موقتاً پنهان کنید تا تمرکز بیشتری روی دادههای مهمتر داشته باشید.
در صورتی که بخواهید سفارشها را بر اساس روز یا نوع غذا تفکیک کنید، از گزینهی فیلتر استفاده کنید. بهعنوان نمونه، اگر بخواهید فقط سفارشهای روز شنبه را ببینید، در فیلتر، ستون «روز سفارش» را انتخاب کنید. سپس گزاره شرط را «معادل با» و مقدار را «شنبه» انتخاب کنید. همچنین میتوانید چند شرط همزمان اضافه کنید، مثلاً نمایش سفارشهای روز شنبه که آیتم «خوراک مرغ» انتخاب کردهاند.
چگونه سفارشهای مختلف را به صورت تفکیکشده ببینیم؟
اگر شرکت شما چند گروه مختلف دارد (مثلاً کارکنان هر واحد یا مدرسههای مختلف)، میتوانید برای هر گروه یک نمای جداگانه بسازید. در نوار بالای جدول، روی گزینهی ایجاد نما کلیک کنید و نامی مانند «سفارشهای واحد مالی» یا «منوی مدرسه شماره ۲» را وارد کنید. در هر نما میتوانید فیلترها و ترتیب نمایش خاص خود را تعریف کنید تا فقط اطلاعات مربوط به همان گروه نمایش داده شود.
چگونه از جدول برای کنترل و پیگیری سفارشها استفاده کنیم؟
شما می توانید ستونهایی برای پیگیری و کنترل سفارش به جدول خود اضافه کنید. برای مثال می توانید ستونی برای پیگیری پخت غذا، ارسال آن و همچنین پیگیری شکایات نسبت به سفارشها ایجاد کنید. فرض کنید تماسی مبنی بر شکایت از غذای مشخصی انجام شده و شما میخواهید این شکایت را ثبت و به صورت خودکار پیگیری کنید. برای ثبت شکایات با زدن دکمه «+» ستون جدیدی از نوع چندگزینه ای ایجاد کنید. نام آن را «پیگیری شکایات» بگذارید و گزینه های مختلفی از انواع شکایات موجود تعریف کنید مثلا شکایت از کیفیت غذا، شکایت از نحوه ارسال و شکایت از تمیزی بستهبندی. حالا اگر شکایتی برای شما ارسال شد، کد سفارش با نام سفارش دهنده را سرچ کنید و نوع شکایت را انتخاب کنید. در ادامه توضیح خواهیم داد که چگونه میتوانید این شکایات به صورت خودکار پیگیری کنید.
با استفاده از گزینهی مرتبسازی نیز میتوانید اطلاعات را بهصورت دلخواه مرتب کنید؛ برای مثال، نمایش دادهها بر اساس تاریخ ارسال رزومه از جدید به قدیم.
چگونه ارتباطات میان تیمهای مختلف را خودکار کنم و تغییرات سفارشها را به اطلاع کاربر برسانیم؟
با استفاده از قابلیت اتوماسیون در پُرسبِیس، میتوانید اطلاعرسانیهای مرتبط با سفارشها را بهصورت خودکار انجام دهید. برای مثال، میتوانید تنظیم کنید که اگر ارسال غذا با تاخیر مواجه شد، به مشتری اطلاعرسانی شود یا اگر شکایتی ثبت شد، به صورت خودکار ایمیلی برای مسئول مربوطه ارسال شود تا شکایت پیگیری شود. همچنین اگر شکایت درباره نحوه ارسال بود به مسئول ارسال اطلاع دادهشود تا مساله را بررسی کند. برای ساخت اتوماسیون، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اتوماسیون شوید و یک مورد جدید بسازید. ابتدا با زدن آیکون «…» نام اتوماسیون را ویرایش کنید. سپس برگهی مورد نظر برای ایجاد اتوماسیون را تعیین نمایید. در بخش «زمانی که»، نوع شرط را مشخص کنید، در فرم بازشده ستون شکایات را انتخاب و شرط را اینگونه تعریف کنید: «اگر مقدار ستون از خالی به شکایت از نحوه ارسال تغییر کند». حال در بخش «آنگاه»، اقدام مورد نظر را انتخاب کنید. چون میخواهیم ایمیل برای مسئول ارسال غذا ارسال شود، گزینهی ارسال ایمیل به گیرنده دلخواه را برمیگزینیم. در فرم بازشده، ایمیل مسئول ارسال غذا را و سپس عنوان و متن ایمیل را بنویسید . سپس آن را ذخیره کنید و در نهایت اتوماسیون را فعال کنید.
.
چگونه جداول خود را با دیگران به اشتراک بگذاریم؟
در نهایت، اگر نیاز دارید نتیجهی سفارشها را با همکاران یا بخش تدارکات به اشتراک بگذارید، روی دکمه اشتراکگذاری کلیک کنید و ایمیل موردنظرتان را وارد نمایید. شما میتوانید به دیگران دسترسی بیننده یا ویرایشگر جدول را بدهید. توجه داشتهباشید که ایمیلی که وارد میکنید باید متعلق به یک حساب پُرسبِیس باشد. به این ترتیب، هر گروه مستقیماً به اطلاعات سفارشهای مربوط به خود دسترسی دارد، بدون آنکه نیازی به ارسال فایل اکسل یا گزارش دستی باشد.
جمع بندی
با اتصال فرم سفارش غذا به پُرسبِیس، مدیریت سفارشها ساده، دقیق و خودکار میشود. تمام دادهها در یک پایگاه منسجم نگهداری میشوند و میتوانید در هر زمان آنها را فیلتر، مرتب، تحلیل یا با دیگران به اشتراک بگذارید. پُرسبِیس به شما کمک میکند بدون نیاز به فایلهای پراکنده یا گزارشهای تکراری، کل فرآیند سفارش و توزیع غذا را سازمانیافته و شفاف مدیریت کنید.