چگونه با پُرسبِیس اطلاعات ثبتنام کنندگان در دوره ها و رویدادها را مدیریت و بررسی کنیم؟
فرم ثبتنام یکی از رایجترین فرمهای آنلاین برای موقعیتهایی مانند رویدادها، دورههای آموزشی، وبینارها، کارگاهها، خدمات سازمانی یا مسابقات است. با ساخت فرم ثبتنام در پُرسلاین، میتوانید اطلاعات را بهصورت ساختاریافته جمعآوری کنید، ظرفیتها را مدیریت کنید و در پُرسبِیس میتوانید دادهها را دقیق تر بررسی و آنها را در لیستهای تفکیکشده ببینید و با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین میتوانید فرآیند بررسی و تکمیل ثبتنام را با تعریف اتوماسیون خودکار نمایید. در این راهنما، مدیریت اطلاعات ثبتنامکنندگان در پرس بیس را مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم. برای آموزش نحوهی ساخت یک فرم ثبتنام حرفهای در پُرسلاین به این مقاله مراجعه نمایید.
چگونه اطلاعات فرمهای خود را به پُرسبِیس منتقل کنیم؟
برای مدیریت لیست ثبتنامهایی که از طریق فرمهای پرسلاین انجام شدهاند، در فرم پرسلاین خود و از بخش گزارش، به قسمت جدول نتایج بروید و دکمهی اتصال جدول به پُرسبِیس را بزنید. پس از آن، اطلاعات بهصورت خودکار منتقل میشود و با زدن دکمهی ورود به پُرسبِیس میتوانید مستقیماً وارد جدول پُرسبِیس شوید.
برای دفعات بعد، کافی است وارد حساب کاربری خود در پُرسبِیس شوید و از لیست جداول، جدول مورد نظر را انتخاب کنید. در نظر داشته باشید اگر دیتای شما در جای دیگری مانند اکسل هم جمعآوری شده، میتوانید آن را وارد پرس بیس کنید. برای اینکار در صفحه جداول من، دکمه جدول جدید را بزنید و ورود از اکسل را انتخاب نمایید.
چطور میتوانیم دادههای فرم ثبتنام را در پُرسبِیس ویرایش و در نماهای جداگانه تفکیک کنیم؟
جدولی که میبینید بر مبنای فرم ثبتنام در پرسلاین ایجاد شده است. در قدم اول، میتوانید دادهها را ویرایش کنید تا کار با جدول برایتان راحتتر شود. برای مثال، عنوان هر ستون را خلاصهتر کنید؛ زیرا متن هر سؤال در پرسشنامه بهصورت پیشفرض عنوان ستون در نظر گرفته میشود.برای مثال، سوال «ایمیل خود را وارد کنید» را به «ایمیل شرکتکننده» تغییر میدهیم.
اگر فرم ثبتنام شما شامل رویدادها یا زمانهای مختلفی است، میتوانید برای هرکدام نمای جداگانهای بسازید تا فقط دادههای مربوط به همان بخش، نمایش داده شود. برای این کار، از قسمت لیست نماها، نمای جدیدی بسازید، نام آن را مشخص و ذخیره کنید. سپس با گزینهی مخفی کردن ستون، ستونهای غیرضروری را پنهان کنید. در لیست ستونها، به این شکل میتوانید ترتیب نمایش آنها را تغییر دهید.
چگونه فقط ثبتنامکنندگان یک رویداد خاص را در جدول پُرسبِیس مشاهده، فیلتر و مرتب کنیم؟
برای تفکیک اطلاعات در هر نما، به بخش فیلتر کردن بروید تا فقط افرادی را ببینید که مثلاً در کارگاه سفالگری ثبتنام کردهاند. برای تعریف فیلتر، ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید، سپس شرط خود را مشخص کنید. اگر شرط را «معادل با» بگذارید و در جای خالی گزینه "کارگاه سفالگری" را انتخاب کنید، تنها ردیفهایی که مقدار آن ستون دقیقاً برابر با "کارگاه سفالگری" باشد، نمایش داده میشود. همچنین میتوانید چند شرط تعریف کنید و بین آنها رابطهی «و» یا «یا» تعیین کنید. مثلاً شرط دوم میتواند دستهی دوم ثبتنام کنندگان که در کارگاه عکاسی شرکت میکنند را نشان دهد. در پایان، با ذخیرهی فیلتر، دادههای انتخابی همیشه در همان نما باقی میمانند.
با استفاده از گزینهی مرتبسازی نیز میتوانید ترتیب نمایش ردیفها را مشخص کنید؛ مثلاً نمایش دادهها بر اساس «تاریخ اتمام از آخر به اول».
آیا میتوانیم فایلها و مدارکی که کاربران در فرم پرسلاین آپلود کردهاند را مستقیم در پُرسبِیس ببینیم؟
گر در فرم پرسلاین بخشی برای ارسال مدارک قرار دادهاید، میتوانید فایلهای تصویری یا PDF ارسالی را بدون نیاز به دانلود مشاهده کنید و فایلهای صوتی را گوش دهید. با کلیک روی آیکون هر فایل این فایل روی صفحه شما نمایش داده خواهدشد.
.
چطور دیتاهای ثبتنامی را بررسی و ارزیابی کنیم؟
علاوه بر ویرایش، میتوانید ستونهایی برای ارزیابی و دادههای تکمیلی اضافه کنید. برای افزودن ستون، روی آیکون «+» یا منوی کنار عنوان ستون کلیک کنید و مشخص کنید که ستون جدید در سمت راست یا چپ ستون فعلی اضافه شود. در این مثال، ستونی به نام وضعیت مدارک از نوع «چند انتخابی» اضافه و گزینههای «کامل» و «ناقص» را تعریف مینماییم. سپس مدارک هر فرد را بررسی کرده و وضعیت آن را در ستون مربوطه مشخص میکنیم.
چطور کارهای تکراری مثل اطلاعرسانی یا گردشکار رو خودکار کنیم؟
با اتوماسیون میتوانید بسیاری از فرآیندهای تکراری و وقتگیر را خودکار کنید؛ مانند اطلاعرسانی درباره نقص مدارک، تغییرات برنامه، یا دعوت به رویدادهای بعدی. در این مثال، میخواهیم بهصورت خودکار برای افرادی که مدارک ناقص دارند، ایمیلی ارسال شود. هر اتوماسیون از دو بخش اصلی تشکیل میشود: شرط فعالساز و اقدام متناظر با آن. در این مثال، شرط فعالساز تغییر ستون وضعیت مدارک به «ناقص» است و اقدام متناظر، ارسال ایمیل به پاسخ دهنده. ایمیل پاسخ دهنده در هر ردیف در ستون «ایمیل شرکت کننده» وجود دارد. برای ساخت اتوماسیون، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اتوماسیون شوید و یک مورد جدید بسازید. ابتدا با زدن آیکون «…» نام اتوماسیون را ویرایش کنید. سپس برگهی مورد نظر برای ایجاد اتوماسیون را تعیین نمایید. در بخش «اگر»، نوع شرط را مشخص کنید، در فرم بازشده ستون وضعیت مدارک را انتخاب و شرط را اینگونه تعریف کنید: «اگر مقدار ستون از خالی به ناقص تغییر کند».
در بخش «آنگاه»، اقدام مورد نظر را انتخاب کنید. چون میخواهیم ایمیل برای همان فرد ارسال شود، گزینهی ارسال ایمیل از طریق ستون ایمیل را برمیگزینیم. در فرم بازشده، ستون ایمیل را مشخص کنید، عنوان و متن ایمیل را بنویسید و آن را ذخیره کنید. در نهایت، اتوماسیون را فعال کنید تا هرگاه اپراتور وضعیت مدارک را به «ناقص» تغییر دهد، ایمیل بهصورت خودکار برای پاسخدهنده ارسال شود.
چطور میتوانم جدولهایم را در پُرسبِیس با دیگران به اشتراک بگذاریم؟
برای اشتراکگذاری جدول با دیگران، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اشتراکگذاری شوید، ایمیل فرد مورد نظر را وارد کنید و تعیین کنید که دسترسی او «بیننده» باشد یا «ویرایشگر». ویرایشگر میتواند اطلاعات را تغییر دهد، اما بیننده فقط آنها را مشاهده میکند. شما میتوانید پیامی نیز همراه با لینک جدول ارسال کنید. توجه داشته باشید که ایمیل واردشده باید مربوط به حساب فعال در پُرسبِیس باشد؛ جدول بهصورت خودکار به فهرست جداول آن حساب افزوده خواهد شد.
چطور بین دو جدول در پُرسبِیس ارتباط بسازیم تا دادهها همیشه هماهنگ باشند؟
در پُرسبِیس میتوانید از دادههای یک جدول در جدول دیگر استفاده کنید. برای مثال، اگر میخواهید جدولی جداگانه برای مربی «کارگاه سفالگری» بسازید تا لیست افراد حاضر در این کلاس را ببیند، کافی است ستونی از نوع اتصال به جدول ایجاد کنید و جدول و ستون مرجع را انتخاب نمایید. از این پس، دادههای ستون متصلشده به صورت همزمان بهروزرسانی خواهند شد و میتوانید با کلیک روی هر سلول، به اطلاعات مربوط به آن در جدول مبدا دسترسی پیدا کنید.
جمعبندی
با پرسلاین و پُرسبِیس، شما میتوانید یک سیستم خودکار و حرفهای برای مدیریت ثبتنامها بسازید پرسلاین کار جمعآوری دادهها را برایتان ساده و دقیق کرده، و پُرسبِیس هم مدیریت، بررسی و خودکارسازی آنها را سریع، منظم و مقرونبهصرفه انجام میدهد.